Locanda Rossa

Ai sensi del Reg. UE 2016/679

Gentile Cliente,
ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Reg. UE 2016/679 e D.Lgs. 196/2003, come modificato ed integrato dal D.Lgs. 101/2018), desideriamo informarLa che i trattamenti dei Suoi dati personali sono effettuati con correttezza e trasparenza, per fini leciti e tutelando la Sua riservatezza ed i Suoi diritti. Nel rispetto di quanto disposto all’art. 13 Reg. UE 2016/679, La informiamo che:

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è LOCANDA ROSSA DI JONA CELESIA LORENZA, Strada Capalbio Pescia Fiorentina 11 B, 58011 Capalbio (GR), CF.: JNCLNZ63H60L219T, P.Iva: 07456241004, email: accounting@locandarossa.com, PEC: locandarossa@pec.locandarossa.com

2. Modalità di trattamento

I trattamenti sono effettuati sia mediante strumenti elettronici idonei a garantire elevati livelli di sicurezza e riservatezza che con l’ausilio di mezzi cartacei, adeguati allo svolgimento delle prestazioni offerte nel rispetto delle misure di sicurezza e protezione imposte dalla normativa di settore.

3. Natura dei dati trattati.

Oggetto di trattamento possono essere le seguenti categorie di dati personali:

Dati di contatto (numero di telefono, e-mail, ecc.)
Dati anagrafici (nome, cognome, sesso, luogo e data di nascita, residenza, domicilio),
Dati relativi alla richiesta ed acquisto di servizi e prodotti (oggetto del contratto, termini, condizioni, durata ecc.).

In aggiunta alle elencate tipologie di Dati personali, e solo per Sua spontanea comunicazione:

Dati relativi alle Sue condizioni di salute, qualora Lei abbia necessità di formulare particolari richieste per la presenza di disabilità o per eventuali intolleranze o allergie alimentari o altre patologie.

Quest’ultima tipologia di dati personali è riconducibile alla categoria dei dati particolari di cui all’art. 9 Reg. UE 2016/679, per la quale l’ordinamento impone una tutela più stringente: in tali casi, nel rispetto della disposizione di cui all’art. 9, par. 1 lett. a) Reg. UE 2016/679, per soddisfare le Sue richieste necessitiamo del Suo preventivo consenso, espresso in qualsiasi forma, e La assicuriamo che i Suoi dati sono comunicati esclusivamente al personale di volta in volta interessato.

4. Finalità dei trattamenti e loro base giuridica

La nostra Struttura offre svariati servizi e le tipologie di Dati personali richiesti e i trattamenti svolti possono variare in funzione del servizio richiesto. Nella descrizione che segue si tiene presente tale distinzione:

Gestione Clienti Hotel

Il trattamento ha ad oggetto i dati dei clienti acquisiti dalla struttura ricettiva per: gestione preventivi; gestione prenotazioni, accoglienza e soggiorno dei clienti; gestione pagamenti, anche tramite il ricorso a soggetti terzi bancari/finanziari; adempimento ad obblighi di legge di carattere pubblico-amministrativo e contabile-fiscale.

A) Gestione preventivi e richieste

Descrizione: le richieste di preventivo possono essere effettuate attraverso il form di contatto sul sito web aziendale, ma anche a mezzo email o telefonicamente, ai recapiti indicati nell’apposita pagina sul sito web e in tutti gli spazi dedicati. In tutti i casi i dati di contatto forniti vengono utilizzati esclusivamente per fornire la risposta richiesta a mezzo email.

FINALITÀ:
- Gestione preventivi
- Gestione prenotazioni e richieste informazioni

BASE GIURIDICA:
Trattandosi di esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali il trattamento è svolto senza necessità del suo consenso ai sensi dell’art. 6 par.1 lett. b) GDPR. In caso di rifiuto a conferire i dati personali non potremo fornirle i servizi richiesti.

B) Gestione prenotazioni

Descrizione: le prenotazioni possono essere effettuate tramite email, telefonicamente, seguite da una email di conferma, sito web aziendale con booking engine o una OTA. Al momento della prenotazione avviene la prima registrazione sul gestionale dell’hotel. Di regola, a seguito della prenotazione effettuata tramite il sito web aziendale, viene inviato tramite email un modulo da compilare per completare la prenotazione, dove sono indicati nome cognome numero telefonico e email, in mancanza, all’arrivo in struttura possono essere richiesti gli ulteriori dati necessari per completare correttamente il modulo contrattuale.

Dati particolari ex art. 9 Reg. UE 2016/679: Alla prenotazione o all’arrivo il cliente potrebbe rivolgere alcune particolari richieste in ragione alle proprie personali condizioni di salute o per la presenza di disabilità: i dati e le informazioni comunicate sono trattati con il massimo riserbo e comunicati esclusivamente la personale interessato.

FINALITÀ:
- Gestione dei contratti con i clienti
- Acquisizione e conferma prenotazioni di servizi di alloggio e servizi accessori

BASE GIURIDICA:
Trattandosi di esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali il trattamento è svolto senza necessità del Suo consenso ai sensi dell’art. 6 par.1 lett. b) GDPR. In caso di rifiuto a conferire i dati personali non potremo fornirle i servizi richiesti.

C) Gestione soggiorni

Descrizione: il trattamento ha ad oggetto i dati dei clienti acquisiti dalla struttura ricettiva per effettuare accoglienza e gestione del soggiorno dei clienti, compresa l’erogazione dei servizi accessori offerti dalla struttura; gestire pagamenti, anche tramite il ricorso a soggetti terzi bancari/finanziari; adempiere ad obblighi di legge di carattere pubblico-amministrativo e contabile-fiscale.

C.1) Accoglienza e gestione del soggiorno degli ospiti della Struttura

FINALITÀ:
- Inserimento ospiti in struttura
- Gestione dei contratti con i clienti
- Gestione delle prestazioni accessorie

FINALITÀ:
- al primo accesso alla Struttura, richiesta del documento d’identità per la comunicazione alla Questura per fini di pubblica sicurezza come per legge (articolo 109 R.D. 18.6.1931 n. 773-TULPS)

Descrizione: Da punto di vista fiscale di solito la struttura emette scontrino fiscale: nel caso il cliente desideri la fattura è tenuto a fornire tutti i Dati necessari alla redazione del documento fiscale per consentirne l’emissione e perciò deve indicare i dati nel modulo inviato tramite email.

FINALITÀ:
- Dietro Sua preventiva richiesta, emissione di fattura.

BASE GIURIDICA:
Il trattamento è effettuato senza necessità di acquisire il Suo consenso (art. 6, par. 1, lett. c) Reg. UE 2016/679), in quanto imposto obbligatoriamente da una disposizione normativa.

C.4) Servizi accessori. Tutte le prenotazioni per i servizi accessori offerti dalla struttura possono essere fatte rivolgendosi al personale addetto al Ricevimento oppure direttamente nel luogo dove viene prestato il servizio (ristorante, bar, spa, ecc.) e sono addebitati sul conto della camera.

C.4.1) SPA: Al momento dell’accesso alla SPA al Cliente viene fatto compilare un modulo con cui il medesimo, sotto la propria responsabilità sottoscrive una liberatoria a favore della struttura. In caso di gravidanza alla cliente è richiesto anche di presentare un certificato medico.In caso di minori è richiesta la sottoscrizione del genitore.

C.4.2) Ristorante e Red Bar: Al momento della prenotazione al Ristorante o al Red Bar o anche successivamente al momento dell’erogazione del servizio, il Cliente, nel proprio esclusivo interesse, può comunicare al personale incaricato eventuali allergie o intolleranze alimentari; tali informazioni sono trattate esclusivamente per consentire lo svolgimento corretto del servizio e sono comunicate soltanto agli incaricati interessati.

C.4.3) Noleggio bici: Al momento della prenotazione del servizio di noleggio bici, o al più tardi al ritiro della bici, al cliente viene fatto compilare e sottoscrivere il modulo di scarico della responsabilità, che, in caso di minori, viene sottoscritto dal genitore.

C.5) Rilevazione del grado di soddisfazione del Cliente tramite la sottoposizione allo stesso di appositi moduli inviati per email.

FINALITÀ:
- Rilevazione del Suo grado di soddisfazion
- Attività di invio di materiale informativo/pubblicitario

BASE GIURIDICA:
Per tali finalità, previa acquisizione del Suo consenso ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. a) e dell’art. 7 Reg. UE 2016/679, i suoi dati saranno conservati per un periodo comunque non superiore al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti. Potrà revocare il consenso in qualsiasi momento ed esercitare i diritti riconosciutile come meglio specificato al punto 11

C.6) Ricevimento di messaggi e telefonate a lei indirizzati durante il suo soggiorno.

FINALITÀ:
- rendere più gradevole il Suo soggiorno nella nostra struttura.

BASE GIURIDICA:
In tali ipotesi è necessario acquisire il suo consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) e dell’art. 7 Reg. UE 2016/679. Potrà revocare il consenso in qualsiasi momento ed esercitare i diritti riconosciutile come meglio specificato al punto 11.

D) Legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi.

FINALITÀ:
- perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, sempre che non prevalgano i Suoi interessi o i Suoi diritti e libertà fondamentali

BASE GIURIDICA:
In tali ipotesi non è necessario acquisire il suo consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) Reg. UE 2016/679.

E) Accelerare le procedure di registrazione in caso di suoi successivi soggiorni presso la nostra Struttura.

FINALITÀ:
- utilizzare i Suoi dati personali quando sarà nuovamente nostro ospite, per le finalità di cui ai punti precedenti.

BASE GIURIDICA:
In tali ipotesi è necessario acquisire il suo consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) e dell’art. 7 Reg. UE 2016/679. Potrà revocare il consenso in qualsiasi momento ed esercitare i diritti riconosciutile come meglio specificato al punto 11.

Gestione Clienti Esterni Servizi accessori (SPA, Ristorante, Red Bar, Campi da tennis/padel, Noleggio biciclette)

Il trattamento ha ad oggetto i dati dei clienti acquisiti dalla struttura ricettiva per: gestione servizi accessori (SPA, Ristorante, Red Bar, Campi da tennis/padel, Noleggio biciclette); gestione pagamenti, anche tramite il ricorso a soggetti terzi bancari/finanziari; adempimento ad obblighi di legge di carattere contabile-fiscale.

A) Gestione prenotazioni

Descrizione: le prenotazioni possono essere effettuate tramite email, telefonicamente, o tramite l’apposito form posizionato in corrispondenza del servizio prescelto sul sito web aziendale. I dati personali raccolti (Dati di contatto) sono utilizzati esclusivamente per garantire la corretta esecuzione del servizio/i prescelto/i.

FINALITÀ:
- Gestione dei contratti con i clienti
- Acquisizione e conferma prenotazioni di servizi di alloggio e servizi accessori

FINALITÀ:
- Dietro Sua preventiva richiesta, emissione di fattura.

FINALITÀ:
- perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, sempre che non prevalgano i Suoi interessi o i Suoi diritti e libertà fondamentali

BASE GIURIDICA:
In tali ipotesi non è necessario acquisire il suo consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) Reg. UE 2016/679.

Gestione Eventi

A) Gestione preventivi e richieste

Descrizione: le richieste di preventivo possono essere effettuate attraverso il form di contatto sul sito web aziendale, ma anche a mezzo email o telefonicamente, ai recapiti indicati nell’apposita pagina sul sito web e in tutti gli spazi dedicati. In tutti i casi i Dati di contatto forniti vengono utilizzati esclusivamente per fornire la risposta richiesta a mezzo email

FINALITÀ:
- Gestione dei contratti con i clienti
- Acquisizione e conferma prenotazioni di servizi di alloggio e servizi accessori

Descrizione: le prenotazioni possono essere effettuate sul posto, tramite email, telefonicamente, o tramite l’apposito form posizionato in corrispondenza del servizio prescelto sul sito web aziendale. I dati personali raccolti (Dati di contatto) sono utilizzati esclusivamente per garantire la corretta esecuzione del servizio/i prescelto/i. Nel caso il cliente richieda anche il pernottamento, per tale servizio sarà seguita l’ordinaria procedura descritta nella sezione Gestione Clienti Hotel.

FINALITÀ:
- Gestione dei contratti con i clienti
- Acquisizione e conferma prenotazioni di servizi di alloggio e servizi accessori

FINALITÀ:
- Dietro Sua preventiva richiesta, emissione di fattura.

FINALITÀ:
- perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, sempre che non prevalgano i Suoi interessi o i Suoi diritti e libertà fondamentali

BASE GIURIDICA:
In tali ipotesi non è necessario acquisire il suo consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) Reg. UE 2016/679.

Gestione mailing list per invio di materiale pubblicitario e newsletter

Tutti coloro che sono interessati a ricevere newsletter e materiale informativo e pubblicitario, indipendentemente dal fatto che siano (o siano stati) nostri clienti, possono farne richiesta semplicemente compilando l’apposito form sul sito web aziendale (link) e conferendo i propri Dati di contatto.
Descrizione: Il trattamento ha ad oggetto il mantenimento e l’utilizzo di una lista di contatti (indirizzi e-mail forniti in fase di registrazione al sito web o durante il soggiorno nella struttura ricettiva) per finalità di marketing e di invio di materiale pubblicitario riguardante promozioni aggiornamento tariffe o offerte praticate. Tale trattamento può essere effettuato solo a seguito di specifico consento da parte degli interessati e revocabile in ogni momento.

FINALITÀ:
- attività di marketing mediante sistemi automatizzati di posta elettronica.

Nel caso in cui a seguito del primo contatto per semplici richieste o formulazione di preventivi non si perfezioni un successivo contratto, dopo un primo periodo di tempo, di una lunghezza variabile a seconda del servizio richiesto, i dati raccolti vengono definitivamente cancellati dalle banche dati aziendali.
I trattamenti hanno una durata corrispondente alla validità ed efficacia del contratto tra le parti, ed anche oltre, nel caso l’ulteriore trattamento sia svolto per il perseguimento del prevalente interesse del titolare del trattamento o in adempimento ad un obbligo di legge. In tali ultimi casi il titolare del trattamento, in conformità dei principi di cui all’art. 5 Reg. UE 2016/679, si impegna a provvedere alla loro cancellazione non appena saranno completamente raggiunte le finalità per cui erano stati raccolti.
Nel caso dei trattamenti basati sul consenso dell’interessato, l’interessato può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento ai sensi dell’art. 7 Reg. UE 2016/679 e può esercitare gli altri diritti di cui agli artt. 15/22 Reg. UE 2016/679, come meglio specificato al punto 11 della presente informativa. In ogni caso la durata del trattamento non potrà superare il raggiungimento della finalità per la quale i dati sono stati raccolti.

6. Dati volontariamente forniti dall’interessato.

Nel caso in cui Lei scelga di effettuare il pagamento in una delle forme previste (bonifico bancario, carte di credito, bancomat, assegni bancari e contanti), oltre ai dati richiesti per la prestazione dei servizi di cui al punto 3, sarà tenuto a conferirci tutti i dati necessari per l’espletamento di dette pratiche. La mancata comunicazione anche di alcuni soltanto di questi dati rende impossibile l’esecuzione della prestazione.
L’espresso e volontario invio di dati attraverso la compilazione dei form di contatto e/o l’invio di email agli indirizzi indicati sul nostro sito internet comporta la nostra successiva acquisizione dei medesimi dati. Tutti i dati richiesti (di regola, nome e cognome - numero telefonico - email) sono per noi necessari per rispondere alle sue richieste e/o adempiere alla prestazione che ci richiede. Specifiche informative di sintesi sono predisposte e/o visualizzate nelle singole pagine del sito adibite allo svolgimento dei particolari servizi a richiesta.
Il mancato rilascio del consenso all’utilizzo dei Suoi dati personali per l’esecuzione di uno o più servizi accessori di cui al punto B.3) non impedisce od esclude in nessun caso la prestazione principale.

7. Obbligo o facoltà di conferimento dei dati e conseguenze dell’eventuale rifiuto.

I dati personali di volta in volta richiesti sono per noi necessari per poter giungere allo svolgimento delle prestazioni offerte: il loro mancato conferimento in tutto o in parte comporta, di conseguenza, l’impossibilità di dar luogo all’esecuzione delle prestazioni stesse. Il mancato conferimento dei dati personali eventualmente richiesti per l’esecuzione di prestazioni accessorie non pregiudica la regolare esecuzione della prestazione principale.

8. Comunicazione e diffusione dei dati raccolti.

I dati raccolti per le finalità ed i servizi di cui al punto 4 non sono da noi "diffusi", non ne è, in altri termini, data conoscenza a soggetti indeterminati in qualunque modo, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; possono, però, essere da noi "comunicati", cioè di essi è data conoscenza ad uno o più soggetti determinati, in particolare a:
- i soggetti che possono accedere ai dati in adempimento ad un obbligo di legge, nei limiti previsti dalla legge stessa;
- l’istituto creditizio e/o finanziario, nel caso sia richiesto il pagamento a mezzo moneta elettronica;
- i nostri consulenti e collaboratori per la gestione ordinaria delle attività di impresa e per gli adempimenti connessi alle prestazioni sopra descritte
- le Amministrazioni dello Stato e gli altri Enti pubblici in relazione ai quali è previsto l'obbligo di comunicazione.

9. Trasferimenti dei dati in paesi extra UE

I Suoi dati personali raccolti per le finalità ed i servizi di cui al punto 4 non sono in nessun caso soggetti a trasferimento in paesi extra UE.

10. Profilazione

I Suoi dati personali raccolti per le finalità ed i servizi di cui al punto 4 non sono in nessun caso oggetto di profilazione o di altri trattamenti automatizzati ex art. 22 Reg. UE 2016/679.

11. I diritti dell’interessato (articoli 13/22 e 77/79 del Regolamento UE 2016/679)

Qualora, in qualità di interessato, Lei intenda esercitare i diritti di cui agli artt. 13/22 e 77/79 Reg. EU 2016/679 in relazione ai propri dati personali ovvero se ha altre domande o richieste anche sulla presente privacy policy, può contattare il Titolare attraverso i recapiti indicati al punto 1 della presente Informativa.

Il Titolare del trattamento si dichiara disponibile a soddisfare le sue richieste.

La informiamo, inoltre, che l’ordinamento Le riconosce determinati diritti con riferimento ai dati trattati dal Titolare del trattamento.
In particolare, Lei, in qualità di interessato, ai sensi dell’art. 4, n. 1) Reg. UE 2016/679, ha il diritto di:

- revocare il consenso in ogni momento. L’interessato può sempre revocare il consenso al trattamento dei propri dati personali precedentemente espresso (art. 13, par. 2, lett. c) Reg. UE 2016/679);

- opporsi al trattamento dei propri dati. L’interessato può opporsi al trattamento dei propri dati nelle ipotesi di cui all’art. 21 Reg. UE 2016/679;

- accedere ai propri dati. L’interessato ha diritto ad ottenere informazioni sui dati trattati dal Titolare, su determinati aspetti del trattamento ed a ricevere una copia dei dati trattati (art. 15 Reg. UE 2016/679);

- verificare e chiedere la rettificazione. L’interessato può verificare la correttezza dei propri dati e richiederne l’aggiornamento o la correzione (art. 16 Reg. UE 2016/679);

- ottenere la limitazione del trattamento. Quando ricorrono determinate condizioni, l’interessato può richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati. In tal caso non tratteremo i dati per alcun altro scopo se non la loro conservazione (art. 18 Reg. UE 2016/679);

- ottenere la cancellazione o rimozione dei propri dati personali. Quando ricorrono determinate condizioni, l’interessato può richiedere la cancellazione dei propri dati da parte del Titolare (art. 17 Reg. UE 2016/679). In questi casi provvederemo senz’altro alla cancellazione nei tempi più brevi;

- ricevere i propri dati o farli trasferire ad altro titolare (portabilità dei dati). L’interessato ha diritto di ricevere i propri dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, ove tecnicamente fattibile, di ottenerne il trasferimento senza ostacoli ad un altro titolare. Questa disposizione è applicabile quando i dati sono trattati con strumenti automatizzati ed il trattamento è basato sul consenso dell’interessato, su un contratto di cui l’interessato è parte o su misure contrattuali ad esso connesse (art. 20 Reg. UE 2016/679);

- non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, nei casi in cui l’esercizio del diritto è consentito (art. 22 Reg. UE 2016/679);

- proporre reclamo. L’Interessato può proporre un reclamo all’autorità di controllo della protezione dei dati personali competente (art. 77 Reg. UE 2016/679);

- agire in sede giudiziale (art. 79 Reg. UE 2016/679).